1. Administrator i kontakt
Administratorem danych jest Medup Technology Sp. z o.o. z siedzibą w Starachowicach (27-200), ul. A. Mickiewicza 1a, KRS 0001132653, NIP 9462746075, e-mail: kontakt@kello.md
2. Zakres zastosowania
Polityka dotyczy kandydatów i personelu medycznego, przedstawicieli Podmiotów Leczniczych, osób odwiedzających serwis, subskrybentów, osób kontaktujących się i użytkowników Kont.
3. Kategorie danych
Przetwarzane mogą być dane identyfikacyjne i kontaktowe, zawodowe, kwalifikacyjne, rejestrowe, rozliczeniowe, dostępności, komunikacji, logów i bezpieczeństwa, preferencji, historii Matchingu, zgłoszeń oraz wyjątkowo dane dotyczące zdrowia zawarte w dokumentach medycyny pracy lub informacjach o ograniczeniach zawodowych, jeżeli ich przetwarzanie jest zgodne z prawem i konieczne.
Platforma co do zasady nie jest przeznaczona do danych pacjentów ani dokumentacji medycznej.
4. Cele i podstawy prawne
Dane są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy o Konto i usługi – art. 6 ust. 1 lit. b RODO; realizacji obowiązków prawnych – art. 6 ust. 1 lit. c; ochrony bezpieczeństwa, dochodzenia roszczeń, analiz i rozwoju – art. 6 ust. 1 lit. f; marketingu elektronicznego – na podstawie zgody i właściwych przepisów komunikacji elektronicznej; pomiaru skuteczności kampanii reklamowych – na podstawie zgody, art. 6 ust. 1 lit. a.
Dane szczególnych kategorii mogą być przetwarzane wyłącznie, gdy istnieje właściwa przesłanka z art. 9 ust. 2 RODO, np. wyraźna zgoda albo obowiązek i uprawnienie w dziedzinie prawa pracy lub zabezpieczenia społecznego, z zastosowaniem dodatkowych zabezpieczeń.
Newsletter o premierze Kello
Subskrybentom Newslettera Operator przesyła e-mailem albo SMS-em informacje o premierze (starcie) Kello – na zasadach Regulaminu Newslettera. Przetwarzane są: adres e-mail albo numer telefonu, wskazane województwa oraz – jeżeli Subskrybent je poda – dane, które Subskrybent sam poda w dobrowolnej ankiecie, służące wyłącznie dopasowaniu treści i momentu wysyłki.
Podstawą jest zgoda Subskrybenta – art. 6 ust. 1 lit. a RODO i art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej, a w zakresie dokumentowania zgody oraz ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń – prawnie uzasadniony interes Operatora, art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Zgodę można wycofać w każdej chwili, pisząc na kontakt@kello.md.
5. Źródła danych
Dane pochodzą bezpośrednio od osoby, od Podmiotu, który ją zaprosił, z rejestrów publicznych, dokumentów zawodowych, źródeł wskazanych przez Użytkownika oraz z aktywności w Platformie.
6. Weryfikacja i rejestry publiczne
Operator może sprawdzać dane w rejestrach samorządów zawodowych, RPWDL, KRS, CEIDG i innych wiarygodnych źródłach. Użytkownik jest informowany o istotnym zakresie takiej weryfikacji.
7. Matching, profilowanie i AI
Profilowanie może służyć uporządkowaniu Ofert i profili według kryteriów zawodowych i preferencji. Co do zasady wynik nie wywołuje samodzielnie skutku prawnego i podlega ocenie człowieka.
Jeżeli Operator uruchomi zautomatyzowaną decyzję wywołującą skutki prawne lub podobnie istotnie wpływającą na osobę, zapewni właściwą podstawę, informacje, możliwość interwencji człowieka, przedstawienia stanowiska i zakwestionowania decyzji.
Dla procesów wysokiego ryzyka przeprowadzana jest ocena skutków dla ochrony danych.
8. Odbiorcy
Dane mogą otrzymywać inni Użytkownicy w zakresie funkcji, dostawcy hostingu, chmury, komunikacji, analityki, płatności, wsparcia, bezpieczeństwa, kancelarie i organy publiczne – na właściwej podstawie i w niezbędnym zakresie.
Po wyrażeniu zgody na marketingowe pliki cookies dane potrzebne do pomiaru skuteczności kampanii reklamowych Operatora otrzymuje Meta Platforms Ireland Ltd. – także po stronie serwera, przez Meta Conversions API, w tym adres e-mail lub numer telefonu w postaci zaszyfrowanej jednokierunkowo (hash). Danych z profilu Newslettera Operator temu podmiotowi nie przekazuje. Szczegóły narzędzi i plików cookies zawiera Polityka Cookies.
Wiadomości Newslettera Operator wysyła za pośrednictwem dostawców, którzy przetwarzają dane na jego polecenie: e-maile – Sendinblue SAS (usługa Brevo), SMS-y – Link Mobility Poland Sp. z o.o. (usługa SMSAPI).
9. Role RODO
Operator jest administratorem danych Kont i własnych procesów. Podmiot Leczniczy jest odrębnym administratorem danych otrzymanych w celu rekrutacji i współpracy, chyba że dany proces ma inną prawidłowo udokumentowaną kwalifikację.
Gdy Operator przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Podmiotu, strony zawierają umowę powierzenia.
10. Transfery poza EOG
Transfer może następować do państw z decyzją o adekwatności albo na podstawie standardowych klauzul umownych, z oceną transferu i środkami uzupełniającymi. Informacja o mechanizmie jest dostępna na żądanie.
11. Retencja
Dane Konta są przechowywane przez okres umowy, a po jej zakończeniu przez czas potrzebny do rozliczeń, obowiązków prawnych i przedawnienia roszczeń. Dane marketingowe – do wycofania zgody lub skutecznego sprzeciwu; po wycofaniu zgody na Newsletter zapis o jej udzieleniu i wycofaniu – przez 12 miesięcy; logi – przez 12 miesięcy; dokumenty weryfikacyjne – przez okres ważności i do 3 miesięcy po zakończeniu Konta.
Szczegółowe okresy określa rejestr retencji i są regularnie weryfikowane.
12. Prawa osób
Osobie przysługuje dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, przenoszenie, sprzeciw, wycofanie zgody oraz skarga do Prezesa UODO. Zakres prawa zależy od podstawy i celu przetwarzania.
13. Bezpieczeństwo
Operator stosuje środki oparte na ryzyku, w tym kontrolę dostępu, MFA, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, logowanie zdarzeń, testy, zarządzanie podatnościami, procedury incydentowe i szkolenia.
14. Cookies i analityka
Informacje o technologiach przechowywania i dostępu w urządzeniu zawiera Polityka Cookies. Technologie niekonieczne uruchamia się po uzyskaniu wymaganej zgody.
15. Obowiązek podania danych
Dane oznaczone jako obowiązkowe są konieczne do utworzenia Konta, weryfikacji lub realizacji usługi. Ich brak może uniemożliwić daną funkcję.
16. Zmiany polityki
Aktualna wersja jest publikowana na stronie kello.md/polityka-prywatnosci. O istotnych zmianach dotyczących celu lub praw osoby Operator informuje odpowiednim kanałem.
Wersja 1.0.5 obowiązuje od 21 października 2026 r.